Sistema de gestión documental

Por Marco Antonio Gallegos
CEO General Manager NTE LATAM

Todas las empresas comprenden que la información y los documentos que se generan en su compañía son activos vitales de su organización.

Sin embargo, y, por paradójico que pueda parecer, hay una escasa educación respecto a que no solo basta con generar la información y los documentos, también es vital tener dónde almacenar estos activos de manera ordenada y segura.

Por ende, si no cuentas con un sistema que gestione y le permita el acceso de estos archivos a otras personas claves dentro de la organización, esto no solo se puede traducir en un gran dolor de cabeza, sino que también en pérdida de tiempo, esfuerzo y, más importante aún, en especial en los tiempos de hoy, en pérdidas millonarias.

Para ser más concretos, vamos a tomar en cuenta la siguiente ecuación pensada en una sola persona que forma parte de una empresa que no cuenta con un sistema de gestión documental  y que necesita buscar y  acceder a un archivo para poder avanzar en una tarea o proyecto.:

  • Tiempo en encontrar un documento: 1 hora al día aproximadamente.
  • Si busca un documento al día: Gasta 5 horas a la semana en esta tarea.
  • Si la persona trabaja 160 h/h al mes: Ocupa 12, 5% de tu tiempo en buscar documentos.
  • Si se agrega que también crea y organiza documentos: ocupa al menos un 25% de tu tiempo.

Contar con un sistema de gestión documental robusto en tu empresa hoy no es opcional, es prioridad para la continuidad de cualquier negocio, ya que por un lado, permite avanzar hacia modelos colaborativos que fomentan la interacción entre las personas, democratizando el acceso a la información y por otro, es pieza clave de la transformación digital de toda organización.

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Nosotros, como NTE LATAM entendimos esto hace años y, a raíz de esta visión, nos convertimos en una empresa de soluciones tecnológicas especializada en la gestión documental.

Con orgullo puedo decir que, gracias a nuestra expertise y años apoyando la transformación de grandes empresas como Ripley, Collahuasi, Celulosa Arauco, Aguas Andinas, entre otras, conseguimos la optimización de la productividad con herramientas de gestión documental, integrando una ERP como SAP (software de gestión de Sistemas, Aplicaciones y Productos) con las plataformas de colaboración con las que trabaje nuestro cliente.

Además, generamos un producto pionero, que es un integrador totalmente compatible con cualquier gestor documental adoptado por la compañía, lo que se traduce para el cliente en un ahorro importante, ya que la solución que ofrecemos es mucho más económica, que, por ejemplo, lo que hoy ofrece SAP.

Actualmente la integración SAP con soluciones documentales que ofrecemos, es una herramienta única, Además, su funcionamiento está garantizado, puesto que ya grandes empresas como Colbún, Celulosa, Aguas Andinas y Ripley la utilizan.

Son innumerables los beneficios que vienen de la mano de aplicar la gestión documental en tu empresa, entre ellas, destaco las siguientes:

  • Permite al menos un 30% de  ahorro en dinero y tiempo.
  • Evita la pérdida de documentos importantes.
  • Permite el almacenamiento funcional y práctico de documentos y archivos.
  • Propicia el correcto flujo de trabajo y por ende, de la productividad.
  • Facilita el acceso del material almacenado en cualquier momento del día y desde cualquier lugar.
  • Impacta positivamente en la cultura organizacional.
  • Se reducen los retrabajos o reimpresiones.
  • Aporta a la transformación digital de una empresa.
  • Ayuda a la planificación.
  • Facilita el acceso a la información de todos quienes trabajan en una empresa.
  • Simplifica procesos y los desburocratiza.
  • Aumenta la confiabilidad de la información.
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Ahora, me gusta recalcar que la transformación digital no solo implica la implementación de soluciones tecnológicas, sino también un cambio cultural y de mentalidad en toda la empresa.

Y, en NTE LATAM, además de ofrecer soluciones tecnológicas, brindamos acompañamiento en este proceso de transformación.

Por ende, la transformación digital depende en gran medida del aprovechamiento que los colaboradores hagan de las herramientas digitales y soluciones adquiridas por la empresa.

Por ello, es fundamental que los líderes estén alineados con esta transformación y comuniquen eficazmente a sus equipos acerca de las tecnologías y herramientas disponibles, y cómo estas facilitan su trabajo.

Además, invertir en soluciones tecnológicas eficientes para el almacenamiento digital de documentos importantes es crucial para asegurar la continuidad del negocio y optimizar recursos.

Para más información visita ntelatam.com, en LinkedIn o Instagram.

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